Wie gelingt der Schritt von papierbasierten zu vollständig digitalen Warenprozessen? Diese Frage stand im Mittelpunkt der Session «Smart Logistics with GS1 Standards» am diesjährigen GS1 European Forum.
Am GS1 European Forum 2025 in Kopenhagen präsentierten Jan Eberle, Head of Industry Engagement Logistics, und Heinz Graf, Senior Standards Experte bei GS1 Switzerland, das neue Whitepaper «Papierlose Warenprozesse mit Hilfe des GS1 Systems» – und stiessen damit auf hohes Interesse in der europäischen Logistikgemeinschaft.
Das GS1 European Forum ist das jährliche Zusammenkommen der europäischen GS1 Organisationen. Es dient dazu, Erfahrungen auszutauschen, gemeinsame strategische Schwerpunkte zu definieren und Best Practices zu teilen. In der Session «The move toward a paperless, data-driven supply chain» wurde deutlich, wie zentral das Thema Digitalisierung und Datentransparenz für die Zukunft der Logistik ist.
Schweizer Initiative mit europäischer Strahlkraft
Das vorgestellte Whitepaper hat seine Wurzeln in der Schweiz. In enger Abstimmung mit dem Fachbeirat Logistik wurde vor rund zweieinhalb Jahren eine neue Arbeitsgruppe gegründet – mit Vertreterinnen und Vertretern aus drei Schlüsselbereichen: aus der Produktion, von den führenden Logistikdienstleistern sowie den grössten Handelsunternehmen des Landes.
Ziel war es, herauszufinden, weshalb es trotz der breiten Nutzung von GS1 Standards immer wieder zu Informationsabbrüchen zwischen Sender und Empfänger kommt. Das überraschend einfache Ergebnis: Es liegt weniger an den Standards selbst, sondern an ihrer uneinheitlichen Anwendung.
Vom Papier zum Datenfluss
Gleichzeitig wurde in der Arbeitsgruppe deutlich, dass in der Praxis noch immer erstaunlich viele Prozesse papierbasiert ablaufen. Lieferscheine werden gedruckt, unterschrieben und archiviert – obwohl längst digitale Alternativen bestehen.
Eine detaillierte Analyse zeigte, dass ein entscheidender Grund dafür im fehlenden Informationsfluss liegt: Der Logistikdienstleister ist im Prozess häufig nicht aktiv eingebunden, obwohl er eine zentrale Rolle spielt. Er erhält Transportaufträge oft nicht digital oder nicht standardisiert, was die Automatisierung verhindert.
Daraufhin wurde der bestehende Idealprozess erweitert:
Der Sender übermittelt den digitalen Lieferschein künftig gleichzeitig an den Empfänger und an den Logistikdienstleister.
Zudem wurde ein neuer Zwischenschritt eingeführt: der Digital Proof of Delivery (DPoD).
Dieser digitale Zustellnachweis erlaubt es, den Status der Auslieferung inklusive Zeitstempel elektronisch zu melden, auch wenn im Wareneingang eine manuelle Kontrolle oder Unterschrift entfällt.
Mit diesen beiden Anpassungen entsteht ein vollständig digitaler Warenprozess, der Unternehmen ermöglicht, künftig komplett auf papierbasierte Lieferscheine zu verzichten.
«Wir sind stolz, dass wir der europäischen GS1 Gemeinschaft solche praxisorientierten Entwicklungen vorstellen dürfen. Das grosse Interesse zeigt, dass wir mit der Schweizer Initiative ein relevantes Thema treffen, das für ganz Europa wegweisend sein kann.» Jan Eberle, Head of Industry Engagement Logistics GS1 Switzerland
Aufruf zur Pilotierung
Das Konzept ist praxisreif – doch nun braucht es Erfahrungen aus dem Feld.
GS1 Switzerland sucht derzeit Pilotpartner, die den digitalisierten Prozess in der Praxis umsetzen und wertvolle Erkenntnisse für die Weiterentwicklung beitragen möchten.
Erfahren Sie, wie Sie mit GS1 Standards Ihre Warenprozesse vollständig digitalisieren und papierlos gestalten können. Hier geht es zum Whitepaper Digitaler Warenfluss - Papierlose Warenprozesse mit Hilfe des GS1 Systems.
