Wie Promefa und firstbase gemeinsam dafür sorgen, dass regulatorische Anforderungen im Hintergrund einfach funktionieren.
Regulatorische Anforderungen werden komplexer, Produktdaten umfangreicher und die Erwartungen an ihre Verfügbarkeit steigen kontinuierlich. Für Unternehmen im Medizinproduktebereich ist deshalb nicht nur entscheidend, dass Daten gepflegt werden, sondern wie sie gepflegt werden.
Vor genau dieser Herausforderung stand Promefa.
Als Importeur und Lieferant von medizinischen Hilfsmitteln für den Fachhandel (B2B) – sah sich das Unternehmen mit den Anforderungen von Swissdamed konfrontiert. Schnell wurde klar: Hinter jedem einzelnen Produkt steckt eine Vielzahl regulatorischer Daten, die vollständig, aktuell und zuverlässig verfügbar sein müssen.
"Als wir uns intensiv mit der Swissdamed-Plattform beschäftigt haben, wurde uns bewusst, welche Daten pro Produkt tatsächlich erforderlich sind. Da war klar, dass wir eine Lösung brauchen, die diesen Prozess langfristig zuverlässig unterstützt."
Über GS1 Switzerland wurde Promefa auf die Datenaustauschplattform firstbase und den integrierten UDI Connector aufmerksam. Bereits in den ersten Gesprächen zeigte sich, dass beide Unternehmen eine ähnliche Haltung verbindet: Lösungen sollen nicht möglichst spektakulär sein – sondern nachhaltig funktionieren.
Aus dieser gemeinsamen Sichtweise entwickelte sich eine Partnerschaft, die heute weit über eine Digitalisierungslösung hinausgeht.
Früh fiel die Entscheidung für eine Machine-to-Machine-Anbindung zwischen den relevanten Datenquellen. Produktinformationen werden automatisiert mit EUDAMED abgeglichen, Änderungen übernommen und manuelle Fehlerquellen konsequent reduziert. Das spart Zeit, erhöht die Datenqualität und stellt sicher, dass Kunden jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können.
Das Prinzip dahinter ist einfach: Once only – from the source. Daten werden einmal gepflegt und stehen anschliessend dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Fachhandel, Partner und Endkunden profitieren gleichermassen von konsistenten und aktuellen Produktinformationen. Gleichzeitig erhöht die Plattform die Sichtbarkeit der Produkte im Markt.
Was diese Zusammenarbeit besonders macht, geht jedoch über die Technik hinaus: Es ist die gemeinsame Haltung.
Sowohl Promefa als auch firstbase verstehen sich als Partner im Hintergrund. Beide verfolgen das Ziel, Prozesse so zu gestalten, dass sie für ihre Kunden möglichst reibungslos funktionieren. Regulatorische Anforderungen werden frühzeitig angegangen, Entwicklungen vorausschauend beurteilt und Lösungen gemeinsam weiterentwickelt – lange bevor daraus Zeitdruck entsteht.
Diese Arbeitsweise prägt auch Promefa als Schweizer Bevollmächtigten (CH-REP). Verantwortung wird nicht erst übernommen, wenn sie eingefordert wird, sondern als selbstverständlicher Teil der täglichen Arbeit verstanden. Neue regulatorische Vorgaben werden früh analysiert und umgesetzt, damit Hersteller und Handelspartner ihre Produkte sicher und regelkonform auf dem Schweizer Markt bereitstellen können.
Auch im Miteinander zeigt sich diese Haltung. Promefa erlebte die Zusammenarbeit mit firstbase von Beginn an als persönlich und partnerschaftlich.
"Wir hatten nie das Gefühl, einfach einer von vielen Kunden zu sein. Unsere Anliegen wurden verstanden, gemeinsam diskutiert und pragmatisch gelöst. Genau daraus ist eine Zusammenarbeit entstanden, die sich kontinuierlich weiterentwickelt."
Vielleicht liegt genau darin die grösste Gemeinsamkeit von Promefa und firstbase.
Nicht laut auftreten, sondern Verantwortung übernehmen. Nicht nur auf aktuelle Anforderungen reagieren, sondern Entwicklungen früh erkennen. Und nicht möglichst viele Einzellösungen schaffen, sondern gemeinsam Strukturen aufbauen, die den Arbeitsalltag für alle Beteiligten einfacher machen.
Denn die wichtigsten Prozesse sind oft jene, die kaum auffallen – weil sie im Hintergrund einfach funktionieren.
Jetzt mehr über firstbase und den UDI Connector erfahren.
